Careers at Garland Technology

 

Current Opportunities

Garland offers competitive pay and excellent benefits and sets the industry standard for corporate culture. Positions below are listed for both our Richardson, Texas and Buffalo, New York locations.

For immediate consideration for open positions, please submit your resume and cover letter to jobs@garlandtechnology.com. 

 


 

Job Description

Job Title:  Sales & Office Administrator

Reports to:   Regional Director EMEA

Department: Sales & Revenue Department 

Location:  German Office                 Date:  June 8,2018

Start Date : ASAP

 

Basic Function

A customer service oriented Sales & Marketing individual with excellent communication skills.  You will thrive in a dynamic environment, juggling multiple deadlines while maintaining a keen eye for detail.  They handle important administrative tasks, such as assist in order processing, and act as an extension of the sales team when representatives are away from the office.  Administrators also provide a point of contact for customers with queries about orders or deliveries. An efficient sales administrator contributes to quality customer service and helps the sales team meet its targets. Additionally, the individual will assist in marketing with database/record management and assist with event and travel logistics for trade shows and sales trips.

 

Responsibilities

  1. Answering main phone line.
  2. Assist in processing Sales Orders & Interfacing with end-user, reseller, distributor, internal sales guides & internal operations to ensure everyone is informed and everything is correct.
  3. Check the purchase order to ensure that customers have entered correct details, such as prices, discounts, part numbers, shipping address or special instructions. They contact customers to resolve any queries or obtain any information that is missing, such as requested delivery dates, shipping contact person, etc.  It's how you solve little problems before they become bigger disappointments for customers.
  4. Maintain accurate customer sales records in NetSuite which is Garland Technology’s ERP/CRM internal systems and HubSpot.  Create records for new customers, including contact details and the name of the representative managing the account. Update the records with details of orders and invoices. These records provide useful data for sales reports and for planning future sales and marketing campaigns.
  5. Manage incoming leads including data entry.
  6. Responsible preparing quotes for sales reps when needed.
  7. Assist with collections of past due receivables.
  8. Reconcile monthly corporate credit card accounts.
  9. Support marketing team content editing and creation.
  10. Assist in coordinate logistics for events and sales trips including travel arrangements, trade show booth logistics, pre and post event list management.
  11. Prospecting activities (phone, email, social media, etc…)
  12. Maintain constant contact with existing Partners relationships (phone, email, etc…)
  13. Send professional correspondence to advance sales process.
  14. Attend events and support Sales Team at trade fairs.


Skills

This position requires good organizational skills to coordinate all aspects of sales and office administration. They must be able to work accurately with great attention to detail. They must also be good communicators, working with other departments that are responsible for fulfilling orders or providing service to customers. Administrators require good clerical skills, together with computing and data entry skills.

  • Strong organizational skills
  • Ability to manage multiple tasks and work towards deadlines
  • Detailed in approach to tasks.
  • Strong customer focus and a positive attitude
  • Must possess excellent verbal, written, telephone communication, and analytical skills.
  • Ability to work under pressure and meet deadlines, maintain a pleasant, professional attitude towards customers and co-workers.

Requirements: Education, Training, & Experience

  • University degree or equivalent preferred
  • Minimum of 3-5 years of experience in Inside Sales, customer service, executive assistant role experience
  • IT environment experience
  • CRM/ERP experience desired. eg. NetSuite, Salesforce, ZoHo, etc
  • Marketing automation software experience desired but not necessary such as HubSpot, Marketing or iContact
  • MS Office or Google Drive business software experience desired
  • Fluency in German and English Language (Written and Spoken)

 

Stellenbeschreibung

 Titel: Sales & Office Administrator

Abteilung: Sales & Revenue Department

Standort: 63225 Langen

Beginn : ab sofort

 

Ihr Profil

Wir suchen eine/n kundenorientiert arbeitende/n Vertriebs- und Marketingspezialistin/spezialist mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten. Sie werden in einer dynamischen Umgebung mitwachsen, mehrere Deadlines gleichzeiting jonglieren und dennoch nie die Details aus den Augen verlieren. Wichtige administrative Aufgaben, wie die Unterstützung bei der Auftragsabwicklung gehören zu Ihren Aufgaben während Sie gleichzeitig als verlängerter Arm des Vertriebsteams dienen, wenn diese außer Haus sind. Ein Sales & Office Administrator bildet den ersten Anlaufpunkt für Kunden in allen Fragen zu Bestellungen und Lieferungen. Als effiziente/r Sales & Office Administrator steuern Sie maßgeblich zur Qualität der Kundenbeziehung bei und helfen dem Vertriebsteam seine Ziele zu erreichen. Weiterhin werden Sie das Marketing bei der Datenpflege unterstützen und helfen bei der Planung von Reisetätigkeiten für Messen und Geschäftsreisen.

 

Ihr Aufgabengebiet

  1. Annahme aller telefonischen Anfragen
  2. Unterstützung bei der Abwicklung von Kundenaufträgen und die Schnittstelle zwischen Endkunden, Resellern, Distributoren und dem restlichen Vertriebsinnendienst bilden, um sicher zu stellen, das alle informiert und die Prozesse korrekt ablaufen.
  3. Überprüfung der Bestellungen um zu gewährleisten, das Angaben wie Preise, Discounts, Artikelnummern, Lieferadresse oder spezielle Anweisungen korrekt sind. Sie kontaktieren Kunden um jede Anfrage oder fehlende Informationen einzuholen, wie Lieferdaten, Kontaktpersonen etc. Es geht darum, die kleinen Probleme zu lösen, bevor sie zu großen Enttäuschen für die Kunden werden.
  4. Mit NetSuite, Garland Technology’s ERP/CRM System und HubSpot halten Sie alle Kundendaten immer auf dem neusten Stand. Sie legen Kunden an und verknüpfen diese mit den entsprechenden Mitarbeitern aus dem Vertriebsteam. Weiterhin aktualisieren Sie Kundendaten mit Details zu Lieferungen und Rechnungen, diese Angaben stellen eine große Hilfe für Vertriebsberichte dar und unterstützen zukünftige Vertriebs- und Marketing Kampagnen
  5. Beaufsichtigen und verfolgen Sie eingehende Anfragen inklusive entsprechender Datenpflege.
  6. Sie erstellen Angebote für die Vertriebsmitarbeiter wenn nötig.
  7. Unterstützend bei der Beschaffung überfälliger Außenstände.
  8. Abgleichen der monatlichen Firmenkreditkarten Abrechnungen.
  9. Sie helfen dem Marketing Team bei der Bearbeitung von Inhalten und deren Erstellung.
  10. Assistierend bei der Koordination von logistischen Angelegenheiten bei Veranstaltungen und Geschäftsreisen inklusive Reisevorbereitungen und Messeständen.
  11. Akquirierende Aufgaben via Telefon, Email, soziale Medien etc.
  12. Ständiger Kontakt mit der existierenden Partnerlandschaft via Telefon, Email etc.
  13. Professionelle Korrespondenz um die vertrieblichen Prozesse besser zu gestalten.
  14. Teilnahme an Veranstaltungen zur Unterstützung des Vertriebsteam.

 

Ihre Fähigkeiten

Diese Position setzt gute organisatorische Fähigkeiten zur Koordinierung der Vertriebs- und Büroangelegenheiten voraus. Sie müssen exaktes Arbeiten mit der Faszination für das Detail verbinden können. Weiterhin sollten Sie sehr kommunikativ sein und problemlos mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten können um Aufträge abzuwickeln und Kundenanfragen zu beantworten. Sie haben gute geistige Fähigkeiten und sind  sicher im Umgang mit Computer und Datenpflege.

  • Starke organisatorische Fähigkeiten
  • Fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Deadlines im Auge zu behalten
  • Ausführliche Aufgabenbewältigung
  • Stark kundenorientierter Fokus und eine positive Grundeinstellung
  • Muss exzellente und analytische Fähigkeiten in Wort und Schrift besitzen
  • Zeitdruck und Deadline stellen keine Probleme dar, ein professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Mitarbeitern wird vorausgesetzt

 

Voraussetzungen: Ausbildung und Erfahrung

  • Universitätsabschluss oder vergleichbar bevorzugt
  • Minimum 3-5 Jahre an Erfahrung im Vertriebsinnendienst, Unterstützung der Kunden oder Vorstandsassistenz
  • Erfahrung in IT Umgebungen
  • CRM/ERP Erfahrungen erwünscht. Vorzugsweise NetSuite, Salesforce, ZoHo etc
  • Marketing Automation Software Erfahrungen wie HubSpot, Marketing oder iContact vorteilhaft, aber nicht erforderlich
  • MS Office oder Google Drive Business Lösung Erfahrungen erwünscht
  • Deutsch/Englisch fließend in Wort und Schrift

 

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